Assilassimé Solidarité en Atelier de Planification Opérationnelle 2020.

 

« Si tu ne sais pas où tu vas, tu risques de mettre longtemps pour y parvenir ! » dit un proverbe Touareg :

Les premiers responsables de Assilassimé Solidarité ont décidé de définir avec leurs cadres la destination d’étape à laquelle ils souhaitent parvenir en 2020. Ils se sont retrouvés, à cet effet, en un atelier de deux journées à l’hôtel Concordia à Lomé pour se soumettre à l’exercice annuel de la planification opérationnelle.

Ils sont les responsables des principaux départements tels que : les opérations, les finances et comptabilité, le contrôle interne, les ressources humaines et administration ; ainsi que les collaborateurs immédiats que sont notamment les responsables des 8 agences implantées, le chargé du développement des services sociaux, le chargé de performance sociale… qui étaient conviés à ces travaux. Comme une équipe bien soudée, ils étaient mobilisés sous la conduite de M. Jacques AFETOR, le directeur exécutif de ce programme de microfinance sociale initié et promue depuis 2012 au Togo par l’ONG française Entrepreneurs du Monde (EdM).

Pour introduire les travaux, le directeur a souhaité une cordiale bienvenue aux participants à cet atelier qui se veut technique car portant sur un outil déterminant dans le pilotage de l’institution ; il a fait remarquer la distinction entre une ‘planification stratégique’ et ‘une planification opérationnelle’ et a souligné à nouveau l’importance capitale de cet exercice pour l’institution. « Le choix des participants à cette séance, vise à atteindre un maximum d’appropriation du document final par ceux qui auront la charge de le mettre en œuvre » a-t-il expliqué. Il a fourni des éclairages sur le processus que la dernière mouture du document issu des travaux de cet atelier devra suivre avant qu’il ne revête les attributs de document officiel de travail de l’institution.

Cinq sous-groupes ont été mis en place après l’adoption de l’agenda proposé. La méthode de travail tout au long des sessions consiste en des échanges en carrefour suivies de plénières de restitution marquées par des débats et échanges laborieux permettant de mieux explorer les contours, enrichir les réflexions et adopter ce qui est jugé essentiel. En amont, pour la préparation du présent atelier, un canevas avait été remis aux responsables et chacun devait travailler avec ses équipes pour le renseigner sur les aspects relevant de son domaine de compétence.

Les travaux menés étaient axés sur les principaux secteurs d’action complémentaires pour la réalisation de la mission assignée à Assilassimé Solidarité à savoir :

  • Performance sociale :
  • Gestion des opérations
  • Gestion Administrative et Financière ;
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion du risque
  • Le Système d’Information et de Gestion (SIG),

Pour chaque point défini, un état des lieux est fait sur ce qui est réalisé en 2019 avant la formulation des perspectives pour l’année 2020 avec l’identification des personnes responsables pour la mise en œuvre ainsi que les besoins d’appui technique et de ressources additionnelles requises.

Toutes les restitutions faites ont besoin d’être complétées par la suite avec des informations plus précises : En exemple, pour ce qui concerne la gestion des opérations, c’est après la précision du nombre des Emprunteurs Actifs (EA) à atteindre par agence en 2020, qu’on pourra faire une estimation conséquente de la ressource humaine requise (Les recrutements de personnel).

Quelques autres axes tels que, la gouvernance, le plaidoyer et mobilisation de ressources notamment qui n’ont pu être débattus à cette rencontre feront l’objet des attentions du comité de direction pour finaliser le document amorcé.

Le dernier exercice réalisé par les participants et qui a mené à la fin des travaux a porté sur l’analyse SWOT (Forces- Faiblesses-Opportunités-Menaces) de Assilassimé Solidarité. Il s’est agi de donner aux cadres un avant-goût d’une session ultérieure de planification stratégique.

Tout au long des échanges et à différentes étapes, les débats en plénière ont apporté des contributions essentielles pour éclairer l’assistance et permettre d’évoluer avec satisfaction dans l’agenda. A chaque fois que de besoin, le directeur a attiré l’attention de ses collaborateurs sur des points de vigilances à avoir à l’œil ou formuler des recommandations pour guider l’action future.

En guise d’évaluation de la session, les participants ont témoigné leur satisfaction de la qualité de l’organisation et de la gestion participative des travaux qui a permis aux uns et aux autres de s’exprimer sans aucune réserve lors des échanges. Il est aussi ressorti que les travaux du dernier jour ont abordé des thèmes plus denses avec un temps plus limité pour y plancher ; laissant pour certains le sentiment de n’avoir pas pu donner le maximum d’eux.

Vue des participants lors des travaux

Les participants ont été félicités pour leurs contributions à ce travail très important. Le DE a consenti qu’il aurait fallu plus de temps pour aller plus en profondeur des débats sur chaque axe, mais a rassuré que ce qui est réalisé au cours de ces 2 jours est assez pour permettre au comité de direction de travailler à sa finalisation et proposer un document plus complet et harmonieux ; Il n’a pas manqué d’avertir sur les contraintes budgétaires qui obligent souvent à l’élimination de certaines ‘bonnes idées’ proposées à cet atelier, du fait qu’il faut disposer d’une planification opérationnelle pragmatique tenant compte des possibilités du moment !

Saisissant l’occasion, M Jacques a une fois encore prodigué des encouragements à ses collaborateurs ; il s’est adressé en particulier à chaque responsable d’agence à qui il a demandé d’avoir en vue les enjeux que comportent pour nous ce dernier trimestre de l’année ; ce qui en fait un tournant décisif pour l’assaut final de l’exercice 2019.  « Nous comptons beaucoup sur vous pour relever ces défis, vous en avez le potentiel et vous avez tous les atouts pour réussir, si chacun fait toujours en sorte que ses actions quotidiennes motivent et incitent les animateurs à être performants et exemplaires » a-t-il lancé aux responsables.

Après ces mots d’encouragement et de clôture de l’atelier, les participants ont été conviés à une prise de photo de famille avant de se séparer en fin d’après-midi du 7 Octobre 2019 sur une note de satisfaction.

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